共享是档案信息服务工作的目标

　　[摘 要]本文主要阐述档案信息服务工作的目标——共享。档案信息共享是新时期档案工作面临的一项即充满生机又富有挑战性的工作内容与方向。它将直接关系到档案事业发展的宏伟蓝图。为了达到共享目标就要进行需求分析，达成共识，并通盘考虑档案信息化建设的实施，而且要坚持几点工作原则，这样才能少走弯路，避免重复投资，产生积极、高效、优良的档案信息服务效果。

　　[关键词]共享;档案;信息;服务

　　档案信息共享是新时期档案工作面临的一项即充满着生机又富有挑战性的工作内容与方向。它直接关系到我国档案事业发展的宏伟蓝图。在档案信息化过程中，笔者认为，档案信息化的核心部分就是要面向公众提供大量的档案信息内容，并实现互通互用。

　　1 档案信息资源建设的重要性及其实现途径

　　1.1 档案信息资源建设的重要性

　　2004年12月中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(中办发[2004]34号)中强调要“加快以传统载体保存的公文、档案、资料等信息资源的数字化进程”，这充分说明档案信息资源建设，特别是档案数字化在国家信息资源建设与开发利用中的重要地位与作用。国家档案局高度重视档案信息资源的建设与开发利用工作，2005年，国家档案局下发了开发利用档案信息资源的具体实施意见，对信息化条件下的档案信息资源的建设和档案数字化提出了明确要求。

　　1.2 实现档案信息资源建设的基本途径

　　档案信息资源库建设有两个最基本的途径：一是通过接收规范化、标准化的电子档案，建立电子档案数据库;二是通过档案数字化，利用技术手段将各类传统载体档案，如纸质、照片、录音、录像档案等转换为计算机可处理的规范化、标准化档案数据，建立各类档案数据库。当前，档案信息资源库建设所面临的首要问题是海量的馆、室存储的传统载体档案信息资源的共享利用。因此，充分利用先进的数字化技术手段，大力推动档案数字化，应用各类信息化的手段，整合档案信息资源，形成综合性、规范化、分布式、可共享的档案信息资源体系，这对于档案信息资源建设和国家信息资源建设都具有重要的战略意义。

　　1.3 档案信息化是有效提高档案利用服务效率的手段之一

　　国家信息化的核心是以信息资源建设为主。档案作为国民经济和社会发展的重要基础性战略信息资源，对于国家信息化基础资源库建设非常重要，档案信息化建设成果将通过各种信息平台，为国民经济和社会发展提供真实、完整、珍贵的基础信息。

　　2 福建省本科高校档案信息化现状

　　2.1 建设总体情况

　　经过多年的努力，福建省有些本科高校已经建立了完善的软、硬件支撑环境，在档案信息资源管理方面也建立了相关的档案综合管理应用系统。近年来，发展与建设成绩最为突出的学校是华侨大学档案馆、福州大学档案馆和厦门理工学院档案馆等。在高校档案馆信息化建设方面，他们为福建省高校档案信息资源建设积累了许多宝贵的经验与方法，值得福建省本科高校档案館学习与借鉴。当然，还有一些高校也正在积极地投入到这方面的工作中，例如厦门大学档案馆和泉州师范学院档案馆正在运筹开展档案信息资源建设与开发的工作。各个学校投入的经费将是以百万元预算计算，规模将是宏大的。相信他们一定会为福建省本科高校档案信息化建设走出一条崭新的道路来。当然，还有很多的高校档案信息化建设还没有开展起来，主要还是以档案实体为管理对象。高校档案信息化建设道路还是比较漫长的，这与福建省本科高校档案工作的发展水平有很大的关系。

　　2.2 需要迫切解决的关键问题

　　福建省高校档案机构已建成几所高校的档案综合管理应用系统，这些管理系统为工作提供了便捷服务和数据积累的同时，也为师生提供了相应的信息查询、利用、统计等功能。但依然存在着如下一些问题。

　　(1)目前福建省高校档案机构的档案综合管理应用系统都是相对独立的，采用的软件的开发公司不同，软件的功能不同，从而造成了各自的“信息孤岛”现象。档案信息数据重复录入，多头管理，而且数据不一致，公共数据交换和数据共享工作开展不足。

　　高校各部门在做信息化建设时都是立足于解决本部门实际工作需要，在不同的时间，采取不同的技术标准和数据库，在不同的开发条件环境下建设的管理软件系统，因此系统间彼此独立，互不兼容，从而形成了一个个“信息孤岛”，信息和资源处于各自分散的状态，无法实现共享，也造成了信息的多头管理、数据不能实时更新，各部门需要其他部门分管的数据时基本上通过原始方式获取。系统之间彼此相对独立，导致同一个用户要进入校园网不同应用系统，需要不同的身份标识和密码。例如：校园网内，一名教师要进入图书馆管理系统去查询自己的图书借还情况，她需要输入图书馆的账号和密码，如果又想进入教务系统了解教学情况时，她又得输入教务系统的账号和密码;还有学校的学生一卡通系统采用流水号的方式为每位学生编号，而教务系统采用了跟年级专业相关的一套学号编制方法。又如：教务系统生成的每位毕业生的学习成绩总表，不能生成电子版的档案，结果到达档案馆保存的还是只有打印出来的纸质版的学生成绩档案。档案馆的学籍档案管理要信息化的话，只能再把纸质学生成绩档案数字化，结果造成了重复投资、资源浪费。

　　(2)档案应用管理系统建设缺乏顶层设计，缺乏明确的技术要求和技术标准。前期的信息化建设多以各部门自身需要出发进行投资建设，缺乏统一规划，无法有效保护现有投资，存在重复建设的情况。分散投资建设的管理服务的流程和信息资源被各业务系统切分，相互割裂，应用系统没有遵循统一的技术标准，使得应用集成整合的难度加大，还造成了重视部门内部使用而忽视服务师生的情况。另外，在系统运维、信息安全、流程再造与服务水平提升等诸多方面存在问题。

　　同时，现有系统不能实现数据相互交换的功能，这使得某些数据需要跨部门使用时，还依赖于原始方式进行传递，最终表现出来的是部门内虽然信息化了，但部门之间的工作仍然是手工完成。这种低效率的信息共享方式无法满足现阶段各部门对信息的需求，同时也大大制约了信息化建设的应用。例如：来自同一厂家的教务和学工系统，彼此交换数据还是通过手工转换的方式来进行。

　　当前，我国的信息化建设经过了很多年，但是在高校的档案管理应用系统方面成效不是很明显。教育部没有提供档案管理系统的顶层设计，现在各个高校都是依据自己学校的需要去实现档案信息化工作。档案管理应用系统的软件与数据库五花八门，软件的服务商也很多。这样下去，势必造成各个学校的档案管理虽然实现了信息化，但是很难实现高校与高校之间的信息共享，或者高校与上级部门之间的信息共享，同样会形成新的“信息孤岛”。

　　(3)信息安全建设不足以及信息化保障机制不够健全。网络应用的普及，大量网站及应用系统的上线，使得信息安全问题凸显。尽管已经采取了多方面的措施，但尚未建立完整的信息安全服务体系，信息安全还存在隐患。

　　另外，信息化工作队伍建设严重滞后，人员紧缺，且各单位信息工作分管领导及专职信息员不明确，制度建设不完善，考核及评价体系缺失等影响着高校信息化建设的可持续发展。

　　2.3 需求分析

　　2.3.1 一站式服务需求

　　针对当前福建省本科高校档案机构存在多应用系统和多重身份的情况，需要实现多个相关业务的整合贯通，通过统一信息门户及网络平台提供面向师生的一站式服务。

　　2.3.2 标准化需求

　　针对福建省本科高校档案综合应用管理系统缺少统一技术体系标准的情况，需要国家档案局制定相关的统一数据标准和体系，对学校档案信息化建设进行长远的规划。

　　2.3.3 开放性需求

　　对于目前各高校档案应用管理业务系统开发和维护模式不统一、更新维护难的问题，需要建立一个提供开放性平台的智慧网络。

　　2.3.4 信息共享需求

　　针对数据标准缺乏、业务系统之间信息难以共享、数据信息不能实现跨部门使用的问题，需要建立信息共享机制及规范，实现校园信息的共建共享，消除信息孤岛，使学校各业务部门协同发展。

　　3 以共享为目标，统一规划，科学推动高校档案信息服务工作

　　高校档案信息服务工作是一项涉及学校多个业务部门的系统工程，需要从学校整体的高度全盘考虑。因此，在改进高校档案信息服务的工作中，要坚持几点工作原则，这样才能少走弯路，避免重复投资，产生积极、高效、优良的档案信息服务效果。

　　3.1 统一规划与分步完成原则

　　档案信息化建设是一个建设周期长、难度大、投资多的项目，不是一年或两年就能够完成的工作。它需要档案部门多方面的调研、方案论证、系统选型、推广应用等过程，所以整个档案信息化建设过程必须统一规划、统筹安排、分步完成，以确保项目的进度和质量，降低项目失败的风险。

　　目前，教育部的学历认證中心推出的学信网站查询学历服务工作就是一个很好的典型。由教育部统一信息、统一平台、统一标准向社会广大学生提供学历认证工作，具有很高的权威性，在全国范围内实现了学生学历信息的共享问题，也为基层高校档案部门解决了大量需要查证的学生学历问题。但是也有不足之处，现在学生的学士学位信息还没有同步上传到学信网内与广大学生共享。笔者希望在这项工作上，有关部门能够加快速度，推动此项工作的完成，满足广大学生对学士学位信息查询的需要。

　　3.2 资源整合与突出应用原则

　　档案信息化建设必须考虑保护事前原有的投资，要充分利用已有的信息资源，发挥它们的作用。在建设档案信息化的过程中，要不断整合现有的信息资源、不断开发新的资源，建设集中的信息资源管理机制，并突出其“应用”的价值，为广大师生提供综合性的信息服务。

　　如今电子文件与电子档案的数量越来越多，档案馆(室)的管理对象内容也不断增多。档案馆的管理手段要与时俱进，创新机制，提高档案管理信息化水平，在资源整合方面要与校OA办公系统进行对接，实现文档一体化管理。教务的管理系统也要进行升级改造，将学生的成绩形成电子版的成绩归档，这样就不必再进行后续的纸质档案数字化工程了。

　　3.3 信息共享与可持续发展原则

　　原有的业务管理应用系统不能实现信息共享，形成一个个“信息孤岛”，导致重复建设、投资浪费，严重影响了学校的智慧校园的建设和发展。因此，档案信息化建设必须确保各个应用系统之间的信息共享与实时交换。档案信息服务不仅要服务于本单位，而且要走出校门，服务其他单位，使档案信息内容在大众面前实现共享。共享档案信息是档案信息服务走向成熟的标志。同时，共享也是档案信息服务工作的目标。

　　档案信息化建设要从学校的具体情况出发，做到够用、能用、实用，切不可一味地追求大而全，也不可一味地追求技术的先进性，要兼顾建设过程中的可扩展、可兼容和可转向性，做到可持续发展。

　　档案信息化的过程主要就是要解决档案信息在服务之中的共享问题。档案信息在服务过程中要能满足本单位的工作需要，也要满足广大师生对档案信息利用的需要，也就是要达到档案信息服务共享的目标。档案信息可以通过多个数据库或相应的管理应用系统在互联网+上或校园网上为广大的用户服务。笔者希望每一个学生今后要利用在校四年的成绩表时，可以在家里轻松、自由、便捷地动动手指就能够得到想要的档案信息。笔者相信，这一天的实现不会久远!共享是档案信息服务的目标，也是档案工作者在履行自己岗位职责的过程中所要追求的目标。